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lunes, 31 de marzo de 2014

Cuatro errores comunes al comunicarnos por email


Comunicarnos por correo electrónico es uno de las facilidades que nos brinda la tecnología. Nos ahorra tiempo, dinero, facilita los negocios y nos pone en contacto rápidamente.


Pero como en cualquier otro medio de comunicación hay códigos que respetar pues ignorarlo puede genera mal entendidos o que no se preste la atención que deseamos a nuestro mensaje.

Le comparto cuatro errores comunes que deberíamos evitar.

1.     Omitimos lo principal: las buenas maneras. Aunque nos comunicamos mediante una máquina del otro lado hay un humano. Es muy frecuente recibir correos que no cuentan con un saludo o una despedida.

Recibir un correo sin saludo es exactamente igual como toparse un compañero de trabajo en un pasillo y de inmediato hablarle de trabajo sin que medie un “buenos días”.  Si el intercambio de correo es inmediato y casi simultáneo se pueden  omitir  los saludos , de lo contrario aplica la misma lógica que aplicaríamos a encuentros personales.

2.     Re: Rv: Rv: Rv: Rv: Si desea que su correo sea leído edite el asunto. Cuando recibo un correo y encuentro una lista interminables de “reenviado” en el asunto le resto importancia. Me indica que me llegó ese correo como parte de una masa, que no es algo dirigido a mi en forma particular, porque alguien consideró que era importante o edificante para mi. Por lo general, este tipo de correo, no lo leo. 

Otro aspecto fundamental en el asunto, es que funciona como un titular de noticia. Debe ser atractivo y mostrarnos en forma breve una idea del contenido. Los “asuntos” bien pensados y atractivos aseguran la lectura de los contenidos.

3.     Intercambios interminables:  El email es  un formato escrito de carácter digital que tiene características particulares. No es tan corto como conversaciones de chat, pero no puede ser tan largo como un memorándum o un informe. Debemos cuidar la extensión. Lo que no pueda escribir en cuatro párrafos de unas cinco líneas, mejor colóquelo en un adjunto. 


Si el correo que envía es parte de una cadena, revise los reenvíos anteriores y elimine  todo lo no sea relevante para el objetivo que usted tiene al enviar su correo. Conozco casos de personas que han sido despedidas de un trabajo por dejar textos en un correo que se dirigió a varios destinatarios hasta que llegó  a alguien que fue aludido negativamente en algún momento del proceso y se tomó el trabajo de revisar todo el contenido.

4.     Texto aglomerado. No hay nada que generé más pereza de leer que párrafos muy extensos, seguidos uno de otro, sin que medie un espacio entre uno y otro.  Es importante el aspecto visual para que la persona sea invitada a leer lo que usted desea expresar.

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